5 suggerimenti per l'invio di e-mail valide ai mass media

Attualmente e-mail / e-mail è diventato uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati (Entrepreneur.com), sia sul lavoro che in altre attività. L'uso di questa e-mail è di solito per comunicare con colleghi di lavoro o soggetti esterni. Un esempio di utilizzo della posta elettronica è quando si inviano rapporti di lavoro, si contatta clienti, si contattano investitori e altre esigenze.

Se applicato nel mondo del lavoro con la professione come marketer di contenuti , il 90% delle attività di comunicazione con altre parti deve utilizzare la posta elettronica. Questa e-mail include; offrire collaborazione e inviare storie e risultati di ricerca a vari media, in particolare ai media online.

Con queste condizioni, un marketer di contenuti deve essere in grado di inviare buone e-mail ai media. Il motivo, una buona e-mail darà una buona impressione al destinatario dell'e-mail aumentando così la propria reputazione.

Secondo Andrew Prasatya , un marketer di contenuti di iPrice, gli ci è voluto circa un anno per imparare ed esercitarsi a creare l'e-mail giusta. Questo viene fatto a partire dalla lettura di vari casi studio di esperti di marketing di livello mondiale e dai test A / B per ottenere la composizione e-mail più efficace.

Dei molti esperimenti, ci sono 5 procedure che dobbiamo considerare quando si desidera inviare un'e-mail ai media.

Invia e-mail alle persone giuste

Su iPrice, dove Andrew lavora, comunica come giornalista, scrittore ed editore di numerosi media nel sud-est asiatico.

Esistono almeno due modi per contattare i media via e-mail. In primo luogo, possiamo contattarli tramite e-mail pubblica, ad esempio [e-mail protetta] Il secondo modo, possiamo contattare i media tramite e-mail personale, ad esempio [e-mail protetta]

Secondo Andrew, contattare l'e-mail tramite il contatto personale ha un tasso di risposta e anche pubblicare fino all'80% in più rispetto a contattare l'e-mail pubblica.

Come ottenere email personali?

Possiamo fare diverse strategie per ottenere e-mail personali sui media:

1. Chiedi direttamente

Questo è il modo più semplice per farlo. Possiamo richiedere e-mail di media personali tramite amici, familiari, amici e anche i loro colleghi. Ovviamente dobbiamo spiegare che l'obiettivo è positivo, ad esempio vari risultati di ricerca e informazioni preziose per i media.

2. Attraverso i social media

Secondo Andrew, la maggior parte delle persone che lavorano nei media, in particolare i media online, devono avere un account sui social media. Questo è uno dei mezzi più efficaci per contattarli.

Per entrare in contatto con colleghi scrittori ed editori, Andrew massimizza LinkedIn. Siamo in grado di cercare nomi personali o nomi di società su LinkedIn. Quindi leggi un numero di articoli nei media. Di solito l'articolo menzionerà il nome dell'autore e dell'editor.

Dopo aver trovato il loro profilo su LinkedIn, il prossimo è fare una richiesta di connessione personale. Al momento, dobbiamo spiegare che abbiamo qualcosa che vogliamo condividere con loro, quindi chiedere il loro indirizzo e-mail.

3. Leggi la pagina dell'editor multimediale

Alcuni media visualizzano gli indirizzi e-mail dei loro autori e autori su determinate pagine del loro sito. Di solito il link alla pagina si trova nella sezione a piè di pagina del loro sito Web.

Rendere interessanti argomenti e-mail

Di solito giornalisti e redattori di un media ricevono almeno 20-50 e-mail da varie aziende che vogliono essere coperte. Ogni e-mail che arriva deve avere un "oggetto" diverso. Assicurati di creare un oggetto email unico per attirare la loro attenzione e aprirlo immediatamente.

Esistono diverse regole per la creazione di oggetti email unici, tra cui:

1. Dovrebbe essere breve, il motivo è che il 40% delle persone apre e-mail dal proprio telefono cellulare in modo che l'oggetto di una e-mail concisa sia facilmente leggibile.
2. Rendi le persone speciali. Il senso di esclusività è importante, quindi quando le persone si sentono speciali ciò li incoraggerà ad aprire immediatamente un'e-mail. Alcune frasi sull'argomento che possono essere utilizzate: "Inviti speciali", "Annunci esclusivi", "Contenuti esclusivi per i media A e così via.
3. Spiega il contenuto dell'email. Per coloro che ricevono molte e-mail ogni giorno, sicuramente vogliono sapere immediatamente quali sono i contenuti dell'e-mail in arrivo prima di leggerlo. Quindi, dovresti spiegare brevemente il contenuto dell'email nell'oggetto.

Crea un'e-mail personale

Alcuni mesi fa Andrew ha condotto interviste con 12 redattori di vari importanti media nel mondo. Molti affermano che le e-mail personali riceveranno maggiore attenzione da parte loro. Secondo loro, solo poche startup lo fanno, e in media l'azienda è assistita da società di PR.

Esempi di e-mail personali:

1. Indicare i loro nomi e i nomi dei media. Quando menzioniamo i loro nomi, questo li farà sentire apprezzati e finalmente aprirà le nostre e-mail. All'inizio dell'email possiamo salutare e alla fine dell'email salutare.

Ad esempio " Morning mas Andrew " o " Voglio condividere le informazioni di lancio della mia azienda per i media A ".

2. Avere un contesto chiaro. Un editore ha bisogno di grandi personaggi in una storia che viene sollevata. Dobbiamo spiegare brevemente la storia che vogliamo condividere con loro e i motivi per cui questa storia è importante.

Quando inviamo un'e-mail a un media, in particolare ai grandi media, allo stesso tempo stiamo combattendo con centinaia o addirittura migliaia di altre aziende che vogliono ottenere copertura da loro. Ecco perché il contenuto della nostra e-mail dovrebbe attirare la loro attenzione.

Creazione di contenuti strutturati nel corpo dell'email

Come in un discorso, in un'e-mail dobbiamo anche spiegare una storia. Una buona email deve avere un'apertura, un nucleo e anche una copertina.

Nella sezione iniziale, c'è una breve introduzione, che spiega come ottenere i loro contatti e perché inviamo loro un'e-mail.

La parte principale è costituita dalle cose principali che vogliamo trasmettere ai media. Ad esempio offerte di cooperazione, spiegazioni sulla ricerca, copertura degli inviti e così via.

Nella sezione conclusiva, possiamo fornire il "call-to-action" che vogliamo che facciano. Infine, non dimenticare di chiudere l'e-mail con i saluti. I seguenti sono esempi di e-mail inviate a Tech in Asia .

Invia e-mail al momento giusto

Affinché la percentuale di successo delle e-mail sia maggiore, dobbiamo anche sapere quando è il momento migliore per inviarlo ai media. Secondo Andrew, il momento migliore per inviare un'e-mail ai media è dalle 8 alle 11 o dalle 16 alle 18.

Tuttavia, questo non è uno standard generale perché il momento giusto potrebbe essere diverso per gli altri. Possiamo trovare il momento giusto procedendo come segue:

1. Dare il tempo di pensare. Se vogliamo incontrare i media, possiamo inviare e-mail 3-4 giorni prima. Il motivo è perché hanno bisogno di tempo per pensare e hanno alcune cose da fare.

2. Invia un'e-mail durante l'orario di lavoro. Questo è il momento giusto perché molto probabilmente l'e-mail verrà letta in quel momento. Mentre durante la ricreazione, le persone di solito non vogliono leggere e-mail relative al lavoro.

Molte ricerche affermano che il momento migliore per inviare un'e-mail è dalle 8:00 alle 12:00. Assicurati di inviare un'e-mail ai media a quell'ora.

Conclusione:

L'invio di buone e-mail non solo avrà un buon effetto sul lavoro, ma costruirà anche il nostro marchio personale. Inviando costantemente buone e-mail, i media si ricorderanno di noi e otterranno maggiore attenzione.

Forse all'inizio la spiegazione sopra sembra complicata. Tuttavia, giornalisti ed editori hanno spesso ricevuto e-mail sbagliate e ignorate. Questo è il momento di costruire una comunicazione digitale di qualità con i media inviando buone e-mail.